Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych użytkowników strony internetowej https://urbanmaintenancepl.com jest:
UrbanMaintenancePL Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
NIP: 000-000-00-00
REGON: 000000000
KRS: 0000000000
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
- korespondencyjnie: na adres siedziby z dopiskiem „Dane osobowe”;
- e-mailowo: [email protected];
- telefonicznie: +48 510 684 923.
Administrator zapewnia, że dane osobowe są przetwarzane z należytą starannością, w sposób zgodny z prawem, rzetelny, przejrzysty i ograniczony do celów jasno określonych w niniejszej Polityce prywatności.
Zakres przetwarzanych danych
Zakres danych osobowych przetwarzanych przez UrbanMaintenancePL jest uzależniony od sposobu korzystania ze strony oraz form kontaktu z nami. Co do zasady możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, NIP (w przypadku klientów biznesowych);
- Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres siedziby lub adres realizacji usługi;
- Dane dotyczące zapytania lub rezerwacji – treść wiadomości przesłanej przez formularz kontaktowy lub formularz rezerwacji, preferowane terminy, specyfika obiektu oraz zakres oczekiwanych usług;
- Dane rozliczeniowe – dane niezbędne do wystawienia faktury, realizacji płatności oraz obsługi księgowej (w szczególności nazwa, adres, NIP, kwoty, numery dokumentów);
- Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, typ i wersja przeglądarki, ustawienia językowe, typ systemu operacyjnego, data i czas korzystania z serwisu, dane dotyczące aktywności na stronie (logi serwera, pliki cookies);
- Dane związane z obsługą zgłoszeń – historia kontaktu, notatki serwisowe, ustalenia dotyczące realizacji przeglądów, napraw i prac serwisowych.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do realizacji określonych usług lub zawarcia oraz wykonania umowy (np. przygotowanie oferty, potwierdzenie zgłoszenia, wystawienie faktury).
Podstawa prawna przetwarzania
Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora wyłącznie w przypadkach, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. W szczególności są to:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty serwisowej, przyjęcie zgłoszenia serwisowego, realizacja przeglądu technicznego);
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe i księgowe, przechowywanie dokumentacji wynikającej z przepisów prawa);
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, analiza statystyczna sposobu korzystania ze strony, rozwój i optymalizacja usług serwisowych);
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w odniesieniu do wybranych działań przetwarzanie może odbywać się na podstawie dobrowolnej, świadomej i jednoznacznej zgody użytkownika (np. zgoda na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną, jeśli taka funkcjonalność jest dostępna).
W przypadkach, w których podstawą przetwarzania danych jest zgoda użytkownika, przysługuje mu prawo do jej wycofania w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Cel przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w jasno określonych, zgodnych z prawem celach, związanych z działalnością UrbanMaintenancePL. W szczególności są to:
- Realizacja usług serwisowych i technicznych – przyjmowanie zgłoszeń serwisowych, przygotowywanie ofert, organizacja wizyt serwisowych, realizacja przeglądów technicznych, napraw oraz prac utrzymaniowych w obiektach;
- Kontakt z klientem – udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane poprzez formularze na stronie, e-mail, telefonicznie; ustalanie parametrów zleceń, terminów oraz warunków świadczenia usług;
- Realizacja obowiązków księgowych i podatkowych – wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej oraz przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- Zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania serwisu – analiza logów serwera, monitorowanie ruchu sieciowego, zapobieganie nadużyciom i działaniom naruszającym bezpieczeństwo systemów informatycznych;
- Analiza i rozwój usług – prowadzenie statystyk odwiedzin strony, analiza sposobu korzystania z serwisu, doskonalenie oferty i funkcjonalności witryny (w oparciu o dane zanonimizowane lub w możliwie największym stopniu zminimalizowane);
- Dochódzenie i obrona roszczeń – ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń wynikających z zawartych umów lub prowadzonych relacji biznesowych.
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływało.
Odbiorcy danych
W związku z realizacją usług oraz obsługą strony internetowej dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- Podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora – w szczególności dostawcom usług IT, firmom hostingowym, dostawcom usług poczty elektronicznej, firmom świadczącym usługi księgowe, doradcze lub prawne, a także podwykonawcom realizującym określone prace serwisowe na rzecz Administratora;
- Instytucjom i organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – takim jak organy podatkowe, sądy, organy ścigania, gdy wystąpią z żądaniem opartym na właściwej podstawie prawnej;
- Partnerom biznesowym – w zakresie niezbędnym do realizacji wspólnych projektów serwisowych lub obsługi dużych kontraktów, o ile jest to zgodne z przepisami prawa i odpowiednio uregulowane umownie.
W każdym przypadku, gdy dane są powierzane do przetwarzania podmiotom zewnętrznym, Administrator zawiera stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności danych.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Co do zasady dane osobowe przetwarzane przez UrbanMaintenancePL są przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
W przypadku, gdy w związku z korzystaniem z określonych narzędzi lub usług informatycznych doszłoby do przekazania danych do państw trzecich (poza EOG), odbywać się to będzie wyłącznie, jeżeli:
- Komisja Europejska stwierdzi, że dane państwo trzecie zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, lub
- zostaną zastosowane inne odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską, wiążące reguły korporacyjne lub inne mechanizmy przewidziane w RODO.
Informacje o ewentualnym przekazywaniu danych poza EOG, wraz ze wskazaniem stosowanych zabezpieczeń, mogą być przekazywane na żądanie użytkownika, zgłoszone za pośrednictwem danych kontaktowych Administratora.
Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane są przetwarzane przez UrbanMaintenancePL, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:
- Prawo dostępu do danych – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, prawo dostępu do tych danych oraz uzyskania informacji m.in. o celach, kategoriach danych i odbiorcach;
- Prawo do sprostowania danych – prawo żądania niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były przetwarzane lub gdy zgoda została cofnięta, a brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania;
- Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach określonych w przepisach (np. kwestionowanie prawidłowości danych, sprzeciw wobec przetwarzania);
- Prawo do sprzeciwu – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą;
- Prawo do przenoszenia danych – prawo otrzymania dostarczonych Administratorowi danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
- Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, prawo do jej wycofania w dowolnym momencie;
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Administrator danych osobowych”. Administrator może zwrócić się o podanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby zgłaszającej żądanie.
Okres przechowywania danych
Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane. W szczególności:
- Dane związane z realizacją umowy – przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z tej umowy;
- Dane rozliczeniowe i księgowe – przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, co do zasady nie krócej niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowujemy do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania;
- Dane techniczne i eksploatacyjne (logi) – przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, utrzymania ciągłości usług oraz prowadzenia analiz statystycznych, z uwzględnieniem zasady minimalizacji danych;
- Dane związane z dochodzeniem lub obroną roszczeń – przechowujemy do czasu prawomocnego zakończenia postępowań oraz upływu okresów przedawnienia roszczeń.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.
Środki bezpieczeństwa danych
UrbanMaintenancePL przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. W tym celu stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W szczególności:
- stosujemy rozwiązania zapewniające ochronę transmisji danych w sieci (m.in. protokoły szyfrowania na poziomie serwera);
- ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych w zakresie ochrony danych;
- zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji;
- stosujemy mechanizmy ochrony przed nieuprawnionym dostępem do systemów informatycznych, w tym kontrolę uprawnień oraz stosowne zabezpieczenia sieciowe;
- regularnie monitorujemy funkcjonowanie systemów, aktualizujemy oprogramowanie i wdrażamy rozwiązania mające na celu ograniczenie ryzyka incydentów bezpieczeństwa;
- dbamy o porządek i bezpieczeństwo dokumentacji papierowej, ograniczając do niej dostęp jedynie osobom upoważnionym.
Mimo stosowania zaawansowanych środków ochrony, korzystanie z internetu zawsze wiąże się z pewnym poziomem ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych podejmujemy działania zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym informujemy odpowiednie organy nadzorcze oraz – jeżeli zachodzi taka potrzeba – osoby, których dane dotyczą.
Pliki cookies i technologie śledzące
Strona internetowa UrbanMaintenancePL może wykorzystywać pliki cookies oraz zbliżone technologie (np. lokalne przechowywanie danych w przeglądarce) w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, jego bezpieczeństwa oraz ulepszania świadczonych usług.
Czym są pliki cookies?
Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, tablet, smartfon) podczas odwiedzania strony internetowej. Pliki te umożliwiają rozpoznanie urządzenia użytkownika i odpowiednie dostosowanie działania serwisu.
Jakie kategorie plików cookies mogą być stosowane?
- Cookies niezbędne – techniczne pliki cookies, których wykorzystanie jest konieczne do prawidłowego działania strony, obsługi podstawowych funkcji (np. nawigacja, bezpieczeństwo, zapamiętanie wybranych ustawień) oraz zapewnienia stabilności serwisu;
- Cookies funkcjonalne – umożliwiają zapamiętanie wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację niektórych funkcji (np. preferencje językowe), o ile takie rozwiązania są stosowane;
- Cookies analityczne i statystyczne – mogą być wykorzystywane do tworzenia zbiorczych statystyk odwiedzin strony, analizowania sposobu korzystania z serwisu oraz optymalizacji jego działania. Dane te przetwarzane są w formie zanonimizowanej lub w maksymalnie zminimalizowanym zakresie;
- Cookies marketingowe – wykorzystywane wyłącznie w przypadku wdrożenia odpowiednich narzędzi marketingowych i po uzyskaniu zgody użytkownika; służą do prezentowania treści dopasowanych do preferencji użytkownika w innych serwisach.
Podstawa przetwarzania danych z cookies
W przypadku plików cookies niezbędnych podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu. Stosowanie plików cookies analitycznych lub marketingowych może odbywać się na podstawie zgody użytkownika wyrażonej za pomocą odpowiednich ustawień przeglądarki lub narzędzia do zarządzania zgodami, jeżeli takie jest udostępnione na stronie.
Zarządzanie plikami cookies
Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej (m.in. blokować pliki cookies, usuwać już zapisane pliki). Zmiana tych ustawień może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu, w szczególności na poprawne działanie funkcji wymagających uwierzytelnienia lub zapamiętywania preferencji.
Zmiany Polityki Prywatności i kontakt
UrbanMaintenancePL zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku:
- zmiany obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych lub świadczenia usług drogą elektroniczną;
- wdrożenia nowych funkcjonalności serwisu lub narzędzi wymagających modyfikacji zasad przetwarzania danych;
- zmian organizacyjnych lub technologicznych po stronie Administratora.
Zaktualizowana wersja Polityki prywatności będzie każdorazowo publikowana na stronie internetowej pod adresem https://urbanmaintenancepl.com/privacy-policy/ i będzie obowiązywać od dnia jej opublikowania.
W sprawach związanych z niniejszą Polityką prywatności, w tym w celu realizacji przysługujących praw, można skontaktować się z Administratorem danych:
- e-mail: [email protected];
- adres korespondencyjny: UrbanMaintenancePL Sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska.
Jeżeli chcesz uzyskać informacje na temat naszych usług, możesz również skorzystać z formularza kontaktowego lub strony wsparcia technicznego:
Przejdź do strony Kontakt
Przejdź do strony Wsparcie